L’essentiel des logiciels d’application proposés sous l’étiquette e-procurement couvre plusieurs fonctions :
• catalogues électroniques en ligne, avec possibilité de rechercher le produit nécessaire selon différents critères et de faire des comparaisons de prix et de caractéristiques ; ces catalogues ne contiennent, en principe, que les produits sélectionnés par les acheteurs de l’entreprise et ayant fait l’objet de contrats cadres ;
• émission de la demande d’achat ;
• dispositifs de type workflow pour automatiser les processus d’approbation, dans lesquels sont modélisées les règles de l’entreprise ;
• réalisation et émission du bon de commande ;
• saisie notifiant la réception de l’article commandé par le demandeur ;
• rapprochement facture-bon de commande ;
• déclenchement des opérations de paiement ;
• envoi des informations nécessaires au système de gestion backoffice (comptabilité/finance : engagement de dépenses, contrôle budgétaire, etc.).
Et pour les acheteurs :
• outils de consultation en ligne : sites d’enchères inversées, d’appels d’offres, moteurs de comparaison de prix, etc. ;
• outils de suivi des dépenses, de contrôle du respect des politiques d’achat, de pilotage des dépenses, etc.
Le dispositif de e-procurement peut être soit interne à une entreprise, et celle-ci en a le contrôle total, soit extérieur. Dans ce deuxième cas, il peut s’agir d’une place de marché, plate-forme d’achat virtuelle sur laquelle plusieurs entreprises et plusieurs fournisseurs se connectent pour réaliser des transactions commerciales.
Ces places de marché sont soit verticales (dédiées à un secteur d’activité et plus proches des achats de production), soit horizontales (non limitées à un segment du marché et dédiées aux achats de fonctionnement). Il en existe un très grand nombre, mais toutes ont des difficultés notoires à trouver un business model leur permettant sinon de gagner de l’argent, du moins de subsister.
Celles qui tirent leur épingle du jeu débordent toutes largement du simple rôle de plate-forme d’achat, pour se tourner vers les services à valeur ajoutée : informations générales, verticales, juridiques, financières, financement, assurance, conseil autour de l’acte d’achat, gestion de la sécurité, prestation autour de la chaîne logistique, etc.